Par dokumentu glabāšanu elektroniskajos arhīvos
Vienā no pašvaldībām Arhīva pārstāvji norādījuši uz diviem dokumentu veidiem, kas jāuzglabā elektroniski:
- Iedzīvotāju reģistrs (elektroniskā formā) - glabāšanas termiņš (pastāvīgi)
- Nekustamā īpašuma nodokļu administrēšanas sistēma NINO (elektroniskā formā) – glabāšanas termiņš ( 10 gadi)
Patiesībā dīvains formulējums, jo tās abas ir informācijas sistēmas no kurām tiek atvasināti dažādi pakalpojumi vai veidoti dokumenti. Tāpēc arī nav saprotams - kas tieši būtu jāglabā un piedevām elektroniskā formā, jo kā zināms elektronisko dokumentu glabāšanai ir arī diezgan striktas prasības.
Aptaujājot Iedzīvotāju reģistru par šo problēmu atklājās, ka lietu nomenklatūras formulējums "iedzīvotāju reģistrs" droši vien ir palicis mantojumā no šobrīd jau spēkā neesošām vecām (2002.g) arhīva prasībām, kur tiešām bija minēts, ka pagastu padomēm jāsaglabā Iedzīvotāju reģistra dati. Bet precīzāku formulējumu PMLP pārstāvji solīja vēl atsūtīt.
Tāpat gaidām arī Arhīva elektronisko dokumentu daļas komentāru par šo situāciju. Kad to saņemsim noteikti publicēsim.
Bet komentāru daļā var izlasīt dažu pašvaldību pārstāvju viedokļus.
Komentāri
Manuprāt pašvaldība pati veido lietu nomenklatūru un nosaka dokumentus un to gl. termiņus, bet arhīvs tikai apstiprina iesniegto lietu nomenklatūru. Vai tikai pašvaldība pati nav norādījusi šos divus dokumentus (?!) nomenklatūrā un to glabāšanas veidu.
Ir redzēti šādi gadījumi no pašvaldību puses, kad kā dokumentus norāda sistēmas. Vai tas ir pareizi - es domāju, ka nē. Pēc maniem uzskatiem pati sistēma jau nav elektroniskais dokuments, bet gan tā var saturēt dokumentus el. veidā, piemēram dzīvesvietas deklarācijas vai iedzīvotāju saraksti, vai kaut kas tml. pie tā, kas domāts "Iedzīvotāju reģistrs" un NĪN maksāšanas paziņojumi vai personīgo kontu kartiņas pie NĪNO, ko tad arī varētu glabāt elektroniski un norādīt kā elektroniskos dokumentus. Vismaz sarunās ar arhīvu (kādreiz RAPLM) izskanēja šāds viedoklis.
Lietu nomenklatūrā iekļauj lietas, kuras iestādē ir, bet Iedzīvotāju reģistrs ir datubāze, pie kuras lietotājs pieslēdzas izmantojot programmatūru. Lietu nomenklatūrā jāiekļauj tikai tas, ko lietotāji saglabā savās sistēmās vai mapēs, tad tās var iesniegt arhīvā vai nu CD vai papīra formā.
Saldus novadā tāda problēma nav „izpeldējusi”;
Arhivāre ziņo, ka novada nomenklatūrā tādas lietas nav, bet nemāk apgalvot vai tā ir vai nav pareizi!!!!
Vispār šo jautājumu vajadzētu aktualizēt un pašvaldības informēt, jo arī mums nav skaidrības kādus, kad un kādā formā saglabāt elektroniskos datus arhīva vajadzībām!!!!
Paskaitīju, ka Saldus novadā darbojamies ar 18 dažādām IS (valsts, novada, iestādes) pašvaldību funkciju un uzdevumu pildīšanai, kuros tiek elektroniski apstrādāti dati.